sábado, 19 de febrero de 2011

LISTAS, ORDENAMIENTO Y FILTROS

INTRODUCCIÓN 

Una lista de Microsoft Excel proporciona características diseñadas para facilitar la administración y el análisis de grupos de datos relacionados en una hoja de cálculo de Excel. Si designa un rango como una lista, podrá administrar y analizar los datos de la lista sin tener en cuenta los datos externos a la lista. Por ejemplo, puede filtrar columnas, agregar una fila para totales, e incluso crear un informe de tabla dinámica utilizando únicamente los datos de la lista.
Puede tener varias listas en una hoja de cálculo, lo que le ofrece una gran flexibilidad para separar los datos en función de sus necesidades, en distintos conjuntos manejables.


QUE SON LAS LISTA
Una lista es una serie de valores que tienen una relación entre sí, por ejemplo, números correlativos (1, 2, 3, 4, …), números pares (2, 4, 6, 8, …), días de la semana (lunes, martes, miércoles, jueves, …) . Excel es capaz de identificar estas listas y también nos permite añadir listas nuevas personalizadas. 

 LAS VENTAJAS DE LAS LISTAS

  • Ordenar y filtrar listas: Puede ordenar listas en orden ascendente o descendente, o crear órdenes personalizados. También puede filtrar listas para mostrar únicamente los datos que satisfacen los criterios que especifique.
  • Garantizar la integridad de los datos: En las listas que no están vinculadas a listas de SharePoint puede utilizar las características de validación de datos integradas en Excel. Por ejemplo, puede elegir admitir únicamente números o fechas en una columna de una lista. A las listas vinculadas a listas de SharePoint se les aplican automáticamente las características de validación de listas de Windows SharePoint Services. Por ejemplo, al publicar y vincular la lista a un servidor que ejecuta Windows SharePoint Services o al editar una lista de SharePoint existente en Excel, las reglas de tipos de datos se aplicarán a cada columna de la lista para garantizar que sólo se admite un único tipo de datos en cada columna.
  • Aplicar formato a objetos de lista: Puede aplicar formato a las celdas de una lista, de la misma manera que aplica formato a las celdas de una hoja de cálculo.
  • Compatibilidad con listas en Windows SharePoint Services: Al publicar una lista en un sitio de SharePoint está creando una lista personalizada de SharePoint. Si elige vincular la lista al publicarla (o si exporta una lista de SharePoint existente), puede editarla sin conexión y sincronizar posteriormente los cambios en la lista de SharePoint. 
 
COMO CREAR UNA LISTA


  1. Resalte el rango de datos que desea convertir en una lista.
 Nota   También puede seleccionar el rango de celdas que desea especificar como una lista en el cuadro de diálogo Crear lista.
  1. En el menú Datos, elija Lista y, a continuación, haga clic en Crear lista.
  2. Si los datos seleccionados tienen encabezados, active la casilla de verificación La lista tiene encabezados y haga clic en Aceptar.
El indicador de lista resalta el rango de datos seleccionado y se ofrece en la barra de herramientas Lista la funcionalidad más común para listas.
 Nota   Si no ve la barra de herramientas Lista, seleccione el menú Ver, elija Barras de herramientas y, a continuación, haga clic en Lista.
Una vez creada la lista, se identificará mediante un borde azul. Además, se habilitarán automáticamente listas desplegables de Autofiltro para cada columna de la lista y se agregará la fila de inserción como última fila de la lista. Si elige agregar una fila Total haciendo clic en Alternar fila Total Imagen del botón en la barra de herramientas Lista, se mostrará una fila Total bajo la fila de inserción.
Si selecciona una celda, fila o columna fuera de la lista, la lista pasará a estar inactiva. Una lista inactiva está rodeada por un borde azul y no muestra la fila de inserción ni las listas desplegables de Autofiltro.






POR QUE SE ORDENA
 Los datos en las hojas de Excel se suelen introducir de una manera desordenada, y eso a veces hace complicado tener una visión general, o tener alguna respuesta completa con facilidad. “Ordenar”, de Excel, hace más fácil tener distintas visiones de una misma hoja de cálculo. Las hojas de cálculo de Excel permiten ordenar columnas por orden alfabético, si se trata de palabras, o de menor a mayor (o a la inversa) si se trata de números.

COMO ORDENAR
 La forma más sencilla de ordenar en orden alfabético normal y en orden inverso es mediante los botones “orden ascendente” y “orden descendente”. Se pueden ordenar las filas completas o sólo algunas celdas seleccionadas, según la primera columna de la selección.  Botón ordenar columna de Excel
 ejemplo:






PARA QUE SE UTILIZAN LOS FILTROS

Los filtros Excel facilitan la búsqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.
Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite aplicar formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.

TIPOS DE CRITERIOS
  • Todas: despliega todos los registros del campo.
  • Diez mejores: muestra un numero determinado de elementos superiores o inferiores.
  • Personalizar: abre el cuadro de dialogo Autofiltro personalizado para que pueda crear criterios.
  • Vacías: muestra las filas que no contengan datos en esa columna.
  • Valores exactos: muestra solo los registros que contienen este valor exacto en el campo.
  • No Vacías: despliega todos los registros con valores que no están en blanco en el campo
 
COMO FILTRAR UN TEXTO

Rango de celdas    
  1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos alfanuméricos.
  2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Filtrar.
Imagen de cinta de opciones de Outlook 












 REFLEXIÓN
"gracias a esto podemos  organizar de una mejor forma la información de una lista con esta, con los filtros podemos ver información de una persona en a lista de una forma rápida y sin tener que estar bUzcando en toda la lista a esa persona, con el ordenamiento podemos decidir de que manera queremos que la lista nos muestre los datos, esto es útil para cuando se desee verla información de otra manera..."


ROSAS ALMENDRA JOSÉ DAVID

1 comentario:

  1. David chido tu blog aunque cambia el color, es una sugerencia yo diria un poco mas azul quizas pero me gusto pasate por el mio

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